Las 5 reglas para mejorar nuestra productividad

Hoy en día ser productivo es una especie de paradoja. Es más fácil y a la vez más difícil que antes ser altamente productivo y tener una carrera y una vida que nos haga sentir bien. Continuamente tenemos que tomar decisiones, afrontar situaciones que requieren de nuestra atención y también hacer frente a situaciones insignificantes que consumen toda nuestra energía mental. A pesar de todo esto, todos somos capaces de hacer un trabajo extraordinario. Pero en muchas ocasiones el coste que pagamos por ello es demasiado alto.

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5 reglas para mejorar la productividad

Para mejorar la productividad, lo mejor es aprender a escoger entre 5 pares de opciones que nos permitirán gestionar mejor nuestras decisiones, atención y energía. Esto es lo que nos enseñan Kory Kogon, Adam Merrill y Leena Rinne en su libro “The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity“:

1.- Ocuparse de lo importante. No reaccionar ante lo urgente

El cerebro humano está dividido en dos partes:

– El cerebro que piensa: donde tomamos decisiones racionales y deliberadas.

– El cerebro que reacciona: donde actuamos automáticamente sobre la base de emociones y sentimientos.

La neurociencia ha descubierto que es posible reconectar nuestro cerebro de modo que usemos más nuestro cerebro que piensa y menos nuestro cerebro que reacciona. En otras palabras, una de las claves para ser más productivos es buscar la manera de ser más conscientes a la hora de tomar decisiones. Esto nos permite lograr más cosas.

Si queremos usar más la parte del cerebro que piensa, debemos contar con un modelo del proceso a través del cual debemos tomar decisiones:

  • Actividades que son urgentes e importantes: crisis, visitas al hospital, fechas tope y eventos imprevistos. Todo esto se debe hacer inmediatamente o de lo contrario habrá consecuencias graves.
  • Actividades importantes pero no urgentes: nos hacemos cargo de cosas que nos acercan a los objetivos trazados. Debemos dedicarle la mayor parte del tiempo a estas cosas.
  • Actividades urgentes pero no importantes: estas son distracciones tales como el correo electrónico (esto no es una distracción si tu negocio es de base tecnológica), reuniones irrelevantes, llamadas telefónicas, etc. Con estas actividades no logramos nada útil.
  • Actividades que no son importantes ni urgentes: aquí perdemos el tiempo en tonterías como ver televisión o navegar en Internet.

The 5 Choices matrix

Siempre haremos nuestro trabajo más creativo con las actividades importantes pero no urgentes. Por tanto, si queremos lograr más, debemos buscar la manera de optimizar la cantidad de tiempo que le dedicamos a estas actividades (importantes pero no urgentes)

Pero, ¿cómo podemos determinar si una actividad es importante? Basta con aplicar el método “pausa, clarificar, decidir”. Cuando alguien nos pide que hagamos algo, debemos hacer una pausa y preguntarnos: “¿Es esto importante?”. Otras preguntas importantes son:

  • ¿Cuándo debemos terminar esto?
  • ¿Cómo repercutirá esto en el proyecto?
  • ¿Hay alguna manera más eficiente de hacer esto?

2.- Ocuparse de lo extraordinario. No conformarse con lo común

Si queremos permanecer más tiempo ocupándonos de actividades importantes (pero no urgentes), debemos determinar qué es importante para nosotros. Solo así seremos capaces de destinar nuestro tiempo, atención y energía correctamente y lograr que nuestra vida sea excepcional o extraordinaria.

Una buena manera de definir “extraordinario” es identificar los roles importantes de nuestra vida. La mayoría de las personas piensan en términos de roles cuando les preguntan qué hacen. Tal vez podemos decir: “Soy ingeniero” o “soy doctor”. Los roles son fundamentales para sentirnos valiosos. Constantemente estamos llevando a cabo diversos roles. Por ejemplo:

– Gerente de proyecto.
– Buen amigo.
– Esposo o esposa feliz.
– Deportista.
– Hijo o hija.

Así pues, si queremos optimizar el tiempo que nos dedicamos a actividades importantes, debemos primero clarificar y definir qué significa tener éxito en cada uno de estos roles. Debemos crear un balance entre los diferentes roles. Hoy en día estamos “conectados” las 24 horas del día. Esto nos vuelve accesibles todo el día, pero también nos puede “quemar”. Por tanto, es importante que definamos los límites de cada rol. La idea es crear una relación armoniosa entre los diversos roles. Mientras más específicos seamos en cuanto a nuestros objetivos, más se ocupará nuestro cerebro de determinar cómo podemos ser extraordinarios en cada rol.

3.- Ocuparse de las rocas. No ordenar los guijarros

Las “rocas” son las actividades importantes con las que debemos llenar nuestro día. Este es un tiempo muy productivo en el que desarrollamos relaciones importantes, echamos a andar proyectos, etc. Las rocas son esas actividades que generarán logros extraordinarios a partir de los diferentes roles. En cambio, los “guijarros” son todas esas pequeñas cosas que nos quitan tiempo: responder mensajes electrónicos, hacer llamadas telefónicas, lavar la ropa, lavar la casa, etc. Es importante que no pasemos mucho tiempo ocupándonos de los guijarros sin poder luego ocuparnos de las rocas.

La clave de la productividad no está en tratar de hacer más cosas (es decir, organizar los guijarros más rápido), sino en dedicarle más tiempo a las rocas. No se trata de hacer más con menos sino de hacer más de menos cosas.

Cada semana debemos:
– Revisar nuestros roles y objetivos.
– Destinar el tiempo que les dedicaremos a las rocas.
– Organizar los guijarros alrededor de las rocas.

Luego, cada día debemos:
– Evaluar qué tal nos ha ido con las rocas.
– Identificar lo que debemos hacer mañana y destinarle el tiempo necesario en la agenda.
– Organizar todo lo demás alrededor de esto que debemos hacer.

Cierto estudios sugieren que si logramos hacer esto cada día por escrito, nuestra productividad aumentará entre 200 y 300 por ciento.

The 5 Choices

4.- Dominar nuestra tecnología. No dejar que la tecnología nos gobierne

Hoy en día los inputs de información nos pueden llegar a nosotros a través de un gran núme ro de fuentes: Notas adhesivas, documentos, cartas; Mensajes electrónicos; Videoconferencias;  Mensajes de texto telefónicos; Mensajes en medios sociales, etc.

Lo importante ante esta gran cantidad de mensajes, tuits, peticiones, etc. es la filosofía de escoger el Nº 1; es decir, llevar a cabo lo importante en vez de reaccionar ante lo urgente. Por tanto, debemos valernos de la tecnología para mejorar nuestra productividad en cosas importantes en vez de malgastar nuestro tiempo con cosas poco importantes.

Si queremos dominar la tecnología para ocuparnos de cosas importantes, hay cuatro principios básicos que debemos tomar en cuenta:

a) Mantener todo en un mismo lugar

Si queremos dominar el flujo de información, debemos ser capaces de ver todo el panorama y gestionarlo. Esto solo es posible si centralizamos la información en un lugar. No importa que usemos papel y lápiz o un sistema digital. La información se reduce a cuatro categorías:
– citas
– tareas
– contactos
– documentos informativos

b) Tratar de ganar sin pelear

Es importante reducir el influjo de información innecesaria. Por ejemplo, podemos usar filtros en nuestro sistema de mensajes electrónicos. También podemos usar tonos especiales para las personas importantes que nos llaman por teléfono.

c) Convertirlo en lo que es

Después de poner filtros en nuestro sistema de mensajes, debemos decidir qué hacer con cada mensaje: archivarlo o descartarlo. La clave es tomar una decisión inmediata y procesar el mensaje en vez de dejarlo en el buzón de entrada. Debemos ocuparnos de cada mensaje una sola vez:

– Si el mensaje habla de una reunión: debemos anotarlo en nuestro calendario y pasar el mensaje a la carpeta de “Reuniones”.

– Si el mensaje habla de una tarea importante: debemos agregar la tarea a nuestra lista y pasar el mensaje a la carpeta de “Tareas”.

– Si el mensaje contiene información de contacto importante: debemos guardar la información y pasar el mensaje a la carpeta de “Contactos”.

d) Establecer “links” para localizar información

Buscar la información que necesitamos antes de una reunión puede disminuir nuestra productividad. Para evitar esto, debemos añadirle algunos “hiperlinks” a la información que hemos almacenado en el sistema, de modo que la podamos conseguir fácilmente

5.- Avivar nuestro fuego personal. No quemarnos

Cuando somos extremadamente productivos, corremos el peligro de usar mucha energía mental. Nuestro cerebro es nuestro activo comercial más importante y como tal debemos invertir cierto tiempo cada día para optimizar nuestra mente. Dos consejos en este sentido:

– Siempre actuar con una finalidad; debemos sentirnos motivados por la contribución que estamos haciendo.

– Invertir tiempo cada día en los cinco motores de energía física y mental. Si queremos mantener un alto nivel de energía, debemos hacer lo siguiente:

  1. Movernos: si queremos pensar bien, debemos movernos. Nos guste o no, el cuerpo humano no está diseñado para permanecer en el mismo lugar todo el tiempo. Esto no es saludable. Debemos movernos.
  2. Comer: es vital que nutramos nuestra mente con calorías de alta calidad; es decir, alimentos naturales a intervalos regulares a lo largo del día para que nuestro cerebro tenga un buen suministro de glucosa y otros nutrientes.
  3. Dormir: si no dormimos lo suficiente, no podemos desempeñarnos de la mejor manera posible. Durante el sueño, nuestro cerebro afianza conocimientos, resuelve problemas y mejora nuestra memoria.
  4. Descansar: si queremos mantener nuestros niveles de energía, debemos descansar regularmente. Es importante incluir momentos de descanso en nuestra rutina.
  5. Conectar: el cerebro humano necesita conexiones positivas con los demás. Dichas conexiones pueden generar una gran cantidad de energía positiva, que luego fluye a todas las demás partes de nuestro desempeño.
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Sobre el autor

Jesus A. Lacoste

Psicólogo. Fundador y CEO de SoyDigital Network, empresa especializada en IT & VoIP Business Solutions. Profesor MBA en la Universidad Europea de Canarias y en Hispanic American College (New York). Online desde 1996. Todo lo que hago es porque creo sinceramente que puede aportar valor a la vida o los negocios de otros.

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