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10 técnicas para facilitar equipos de trabajo a distancia y mantenerlos motivados

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Escrito por Daniel Colombo

El home-office y otras formas de teletrabajo han puesto de relieve la importancia de los líderes de equipos y sus técnicas para facilitar equipos de trabajo a distancia: de éstos depende en gran medida el éxito de la gestión a distancia. Además de la cooperación que se espera de los colaboradores, es su habilidad de conducción la que se pone a prueba, ya que no es lo mismo estar frente a frente en la oficina, que conectados online y manteniendo el ritmo de trabajo lo mejor posible.

Para esto existen técnicas de facilitación que se pueden aplicar para obtener resultados superadores. El líder debe manejar las técnicas para facilitar equipos de trabajo a distancia y mantenerlos motivados

La gran clave es que el foco del líder en estos casos estará puesto no sólo en los resultados y las tareas para alcanzarlos, sino en las personas de su team. Es decir que, además de contemplar la dinámica organizacional, necesita esforzarse por estar aún más cerca de cada uno de los colaboradores. Los algoritmos gobiernan nuestra vida ¿lo sabías?

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Desde esta mirada, no basta con hacer una reunión todos los días y bajar órdenes, sino que es necesaria una labor más minuciosa, de seguimiento preciso, de acuerdos operativos claros y de dinámicas para distender al equipo en ciertos momentos, sobre todo cuando se trabaja bajo presión o en condiciones fuera de las habituales.

10 técnicas para facilitar equipos de trabajo a distancia

1.- Evalúa tu estado emocional diario.

En varios momentos del día, y fundamentalmente al iniciar y terminar la jornada de trabajo, evalúa tu estado interno. Lo mismo puedes invitar a hacer a tus colaboradores. Transfiere tus experiencias: lo valoran especialmente. Las 4 maneras más efectivas que usan los líderes para resolver problemas

2.- Técnica Check in / Check Out.

Esta herramienta permitirá tener un termostato acerca de cómo están los miembros del equipo, y la puedes aplicar al comienzo de una reunión de trabajo, e incluso en conversaciones individuales. Se trata de destinar un minuto a cada persona para que comente cómo se siente y qué está experimentando. Puedes dar la opción de que expresen lo que quieran libremente, tanto de su plano personal de la vida como en el laboral.

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La técnica se hará al comienzo, y luego al final de cada instancia, para observar cómo está el colaborador antes y después. Puedes variar la consigna de vez en cuando, y aquí entra a jugar tu potencial creativo, haciendo el Check in orientado a algo más específico; por ejemplo: ¿Qué experiencia de ayer podrías mejorar hoy?, ¿Cuál ha sido el desafío más grande de esta semana y cómo lo resolviste?, ¿De qué manera piensas que has influido en positivo en tu equipo?.

3.- Evalúa el estado emocional de cada colaborador.

Es importante rescatar emocionalmente a las personas que lo necesiten. En la mayoría de los casos lo único y mejor que puedes hacer es colocarte en posición de escucha asertiva: sólo escuchar, prestar suma atención a lo que expresan y a su lenguaje corporal, tono de voz y emociones. Sin juicios ni interpretaciones; sin consejos. Escucha neutral y totalmente presente. ¿Para qué desarrollar la Inteligencia Emocional en el entorno laboral?

Así podrás desplegar una estrategia especial para quienes lo requieran, por ejemplo, con videollamadas personalizadas, instancias de feedback 1-to-1- de ida y vuelta, y feed-forward (el feedback acerca del futuro que imaginas para esa persona desde sus talentos y habilidades).

4.- Realiza “afters” durante la jornada laboral: pausas recreativas

La idea es que cada hora y media de trabajo establezcan un mecanismo de pausas activas, tal como necesita hacer cada colaborador cuando trabaja a distancia. Interrumpirán las tareas y se dedicarán a descansar media hora, para volver conectados.

El “after” será durante la jornada laboral; puede ser una vez a la semana, por ejemplo, donde se delegará la organización creativa a un sub-equipo de los colaboradores. La intención es que sea un momento de compartir coloquialmente, por ejemplo, tomando una bebida favorita cada uno desde su lugar remoto, y compartiendo cosas que no tengan que ver con el trabajo. Puede haber música acompañando. La duración podría ser de media hora de distensión y conexión desde otro lugar. El horario se puede intercalar durante la jornada, por ejemplo, durante la pausa del almuerzo.

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5.- Propone un desafío semanal o mensual.

Un proyecto especial donde intervengan distintas áreas de tu equipo, incluso de sectores externos, puede ser estimulante para dar un salto de innovación en algún aspecto que consideres que puede estar trabado. La idea es que convoques abiertamente a quienes quieran participar; lo ideal es que no los elija el líder, sino que se postulen espontáneamente. Luego, brindarás la metodología, el horario, las herramientas necesarias para llevar adelante la tarea, y la forma en que te sumarás ayudando y supervisando el desarrollo. Al final, se expondrá el resultado.

6.- Desayunos o almuerzos de aprendizaje.

En este caso, la dinámica de facilitación es entrenar al equipo en ciertas habilidades de utilidad. Pueden convocar a un orador externo, o bien ser los mismos miembros quienes preparen una exposición sobre un tema específico y la brinden a sus compañeros de trabajo. Incluso el líder puede participar de estos equipos.

Recomiendo que tenga una frecuencia quincenal o mensual, para no sobrecargar la agenda.

7.- Da libertad de movimiento.

Algo muy apreciado por los colaboradores es la libertad de acción. Cuando trabajan en forma remota sería importante que estimules la autonomía, el pensamiento lateral y las resolución de problemas, que también servirá para el auto liderazgo de cada persona.

8.- Amplía las atribuciones de decisión de tu equipo.

A su vez, al no estar todos juntos en la oficina, deja libertad para que la gente decida dentro de los marcos que sabes que puedes hacerlo.

Cierta vez, en mi empresa que lideré por 20 años, hacía esto tangible cada día pidiéndole a las personas que, por cada problema que traían, vuelvan con 3 soluciones. Automáticamente bajé el nivel de consultas hacia mí como responsable en más del 85%, lo que me permitió enfocarme en aspectos relevantes del negocio.

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9.- Trabajar con un “body” o compinche de apoyo.

Una técnica que funciona es que se elija aleatoriamente un compinche que será la persona de apoyo durante el tiempo de trabajo a distancia -si es temporal- o lo que dure un proyecto específico. El “body” será soporte, apoyo, inspiración, motivación y cuidado del otro, y viceversa. Se dan situaciones virtuosas, sobre todo si las personas no se conocen tanto, o no se han frecuentado, e, incluso, cuando pudiesen haber tenido algún problema de relación en el pasado: ayudará a pulir ese aspecto y se colocarán en poco tiempo en modo colaborativo.

10.- Trivias e interacción virtual

La idea es generar juegos virtuales, trivias, infografías de procesos de trabajo y cualquier otra iniciativa que te permita mantener la interacción social mediante el juego, y que, a su vez, ayude a la dinámica del equipo. Hay muchos recursos disponibles online para adoptar y adaptar a tu empresa.

Como vemos, los procesos de facilitación no se limitan exclusivamente a mantener reuniones, hacer seguimiento de informes y asegurarse de que el trabajo se realice en tiempo y forma. El rol del líder que dirige equipos a distancia va mucho más allá y requiere de herramientas, paciencia y, sobre todo, humanidad.

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