La tecnología sigue cambiando la forma de hacer negocios. Además de mejorar las comunicaciones y ampliar los mercados, le permite a los equipos lograr lo que nunca se pensó fuera posible: trabajar desde lugares diferentes de forma colaborativa. Pero estos logros en la tecnología del trabajo vienen con retos y desafíos particulares.
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4 reglas para gestionar equipos virtuales
Siga estas 4 reglas para manejar equipos virtuales que nos propone «4 rules for managing a virtual team«:
1. Establezca expectativas de comunicación
Los equipos virtuales permiten libertad en los horarios de trabajo. Pero es fundamental establecer expectativas claras sobre cómo y cuándo deben comunicarse; por ejemplo, establezca una reunión fija semanal. Estas reuniones son importantes para asegurar que se comuniquen empleados con gerentes y entre sí, y que dicha comunicación sea abierta y productiva. Adicionalmente, mantenga conversaciones abiertas con todo y ofrezca siempre su apoyo. Es deseable también establecer algún tipo de límites; por ejemplo, que cada uno establezca una cantidad de horas regulares de trabajo.
2. Actúe como un equipo
Aunque el equipo sea virtual, es importante mantener a la gente conectada entre sí y con los objetivos del negocio. Manténgalos informados sobre lo que ocurre en la empresa, aún en aquellos asuntos no relacionados directamente con sus funciones. Como no existe un lugar para tomar café y compartir, es fundamental fomentar que se conozcan, compartan, tengan un sentido de colaboración y pertenencia. Una buena forma de hacerlo es dividir al equipo en equipos más pequeños, y estimule a dichos grupos a hacer tormentas de ideas, ayudarse mutuamente a mejorar sus habilidades y resolver problemas en conjunto.
3. Utilice tecnología y herramientas
Un equipo virtual utilizará la tecnología en forma natural para comunicarse y trabajar en forma eficiente. Asegúrese de que cuentan con las mejores herramientas disponibles, y experimente constantemente con distintas plataformas para cada tipo de tarea. Por ejemplo, utilice plataformas de reuniones online, que les permitan compartir lo que tienen en sus pantallas, hacer chats de video y voz, hacer preguntas y encuestas, guardar el registro completo de la reunión, etc. Recuerde que al discutir un asunto sensible, el e-mail pudiera no ser el mecanismo ideal, y requerirá de una llamada telefónica.
4. Esté pendiente del desempeño
Trabajar en forma virtual es un gran beneficio para el empleado, pero puede convertirse en un problema para el gerente si no lleva el control del desempeño de estos. Uno de los problemas del trabajo virtual es que facilita a los empleados de pobre desempeño pasar desapercibidos. Si detecta algún problema por falta de motivación, exceso de trabajo, estrés o simple flojera, tiene que abordarlo de inmediato con una conversación privada. No espere a que se haga tarde.
Psicólogo. Coach Ejecutivo. Fundador y CEO de SoyDigital Network, empresa especializada Digital Business Solutions. Profesor MBA en la Universidad Europea de Canarias. Online desde 1996.
Todo lo que hago es porque creo sinceramente que puede aportar valor a la vida o los negocios de otros.
