Aprender la gestión del tiempo es clave en todo tipo de actividades y trabajos. Al jefe le permitirá optimizar los recursos si sabe priorizar y dedicar el tiempo adecuado a cada tarea u objetivo. Al empleado la gestión del tiempo le ayudará a mejorar su rendimiento y obtener mejores resultados.
En general, gestionar de forma correcta el poco tiempo del que disponemos nos permite lograr más metas aplicando los recursos o esfuerzos justos. Por ello, dominar la gestión del tiempo es tan importante como hacer bien las cosas.
Claves para la gestión del tiempo
Pareciera que nunca tenemos suficiente tiempo. Los siguientes consejos que nos da Kevin Daum, experto emprendedor y autor del bestseller «Video Marketing for Dummies«, le ayudarán a lograr lo más posible con el poco tiempo del que dispone:
1. Mantenga un registro del tiempo
Tiene que enfocar su tiempo en las tareas más productivas. Para eliminar las ineficiencias, debe primero conocer dónde está; para ello es muy útil llevar un registro de su tiempo, de manera que pueda identificar aquellas tareas que puede mejorar o delegar.
2. Agregue música a las tareas en solitario
Prepare un “playlist” (lista de canciones) que se adapte a la tarea en cuestión. Por ejemplo, junte las canciones en grupos de 30 minutos que dedicará a una actividad específica. La música le establecerá el ritmo de trabajo. Al escuchar determinada canción, sabrá (sin ver el reloj) cuánto tiempo le queda. Los auriculares a su vez, le obligarán a permanecer sentado frente al PC.
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3. Planifique actividades relacionadas juntas
En lugar de moverse de un proyecto a otro en pequeños incrementos, establezca bloques grandes de tiempo e incluso un día completo para actividades similares. Esto reduce el tiempo necesario de preparación física, así como el esfuerzo y distracción de recordar los detalles de cada proyecto.
4. Agregue un tiempo antes y después de cada reunión
En lugar de aglutinar varias reuniones y llamadas una tras otra (y que al final del día tenga que sentarse a descifrar sus notas y recordar lo que habló), permítase 2 minutos antes de cada una para preparar una lista de acción, modifíquela durante la reunión, y tómese 3 minutos después para poner la lista en acción.
5. Mejore la puntualidad
Llegar tarde hace perder mucho tiempo – pedir disculpas, replanificar, hacer las cosas mal por el apuro, etc. Planifique llegar unos minutos antes de la hora. Si en efecto llega antes y tiene que esperar, siempre encontrará pequeñas tareas que adelantar.
6. Agregue un rato de descanso planificado
Incluya unos 15 minutos de ejercicios para aclarar su mente en la mitad del día. Aproveche ese rato para poner sus ideas en orden y preparar el resto del día.
Psicólogo. Coach Ejecutivo. Fundador y CEO de SoyDigital Network, empresa especializada Digital Business Solutions. Profesor MBA en la Universidad Europea de Canarias. Online desde 1996.
Todo lo que hago es porque creo sinceramente que puede aportar valor a la vida o los negocios de otros.
