Sugerencias para optimizar la bandeja de entrada…. de tu vida

Para realizar una gestión eficaz de nuestra bandeja de entrada hay que leer el artículo de Lucy Kellaway en Financial Times o su versión en español en Expansión del pasado día 11. Según Lucy la gente cool en California celebra un nuevo tipo de fiesta: consiste en invitar a tus amigos, descorchar una botella de vino, poner música y sentarte con el portátil a borrar tus correos electrónicos. El concepto de la Fiesta de la bandeja de entrada vacía es de Randi Zuckerberg (la hermana de Mark, el fundador de Facebook).

Bandeja de entrada

Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net

La verdad es  que el email invade nuestra vida de una forma casi incontrolable. Yo siempre tengo abierto el programa de email de mi iMac. Lo consulto desde el móvil y también desde el iPad. Es mi vía de comunicación con el mundo y por tanto la “bandeja de entrada” es la caja donde llega todo tipo de información, personal y vinculada a mi empresa SoyDigital Network. Con el tiempo he aprendido a gestionar de forma adecuada los mensajes que van llegando de tal forma que nunca se acumulen más de 10 email pendientes de responder. Para mi, el volumen de correos que llegan a mi bandeja es controlable, pero hay personas que reciben miles de email diariamente lo cual realmente es muy difícil de administrar. Junto a los mensajes de email, además recibimos muchos otros estímulos (input de información) que debemos procesar, analizar y responder. Hay personas que solo con el email ya se sienten colapsadas pero gestionar de forma eficaz la multitud de estímulos y unidades de información que nos llegan es de vital importancia para poder sobrevivir de forma saludable.

Gestión eficaz de la bandeja de entrada

Entonces, además de filtros y reglas para disminuir el impacto de la continua llegada de email a la bandeja de entrada de nuestro programa de correo electrónico es conveniente disponer de alguna estrategia para minimizar la alta tasa de estimulación que nos llega. Veamos algunas sugerencias:

Diferencia entre Urgente e Importante

La táctica más difundida para analizar qué ocupaciones pertenecen a cada tipo es la Matriz de CoveyStephen R. Covey, autor de “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las actividades según sean Urgentes, No Urgentes, Importantes o No Importantes. De modo que:

  1. Si una tarea es Urgente e Importante habrá que solucionarla cuanto antes.
  2. Si es Urgente y No Importante habrá que delegarla en otros.
  3. Si es No Urgente e Importante habrá que retrasarla.
  4. Si es No Urgente y No Importante se deja para lo último o se olvida.

Matriz de Covey:

UrgenteNo Urgente
ImportanteActividades:CrisisProblemas apremiantesProyectos a punto de vencerActividades:PrevenciónConstrucción de relacionesReconocer oportunidadesPlanificación, recreación
No ImportanteActividades:Interrupciones, llamadasCorreos, algún informeAlgunas reunionesCuestiones inmediatas

Actividades populares

 

 

Actividades:Trivialidades, ajetreo inútilAlgunas cartasAlgunas llamadasPérdidas de tiempo

Actividades agradables

 

 

Así según la matriz anterior es conveniente actuar en consecuencia

Matriz de prioridades

© imagen: Strathclyde Business School

Es necesario recordar que el tiempo en un recurso muy valioso que a menudo no valoramos de la forma adecuada. Aprender a gestionar de forma adecuada la bandeja de entrada… de nuestra vida según esta propuesta nos ayudará a afrontar con más éxito las tareas ordinarias y de forma más eficiente. Y como la vida es corta cuanto menos tiempo pedamos en cosas no importantes ni urgentes… mejor.

Subscríbete para no perderte futuras entradas. Publico varias veces a la semana para que siempre te encuentres un post nuevo cuando vuelvas al blog… y TODOS LOS VIERNES NUEVOS TÉRMINOS EN EL DICCIONARIO PARA EMPRENDER 😉   Si te apetece sígueme en Twitter.

email

Sobre el autor

Jesus A. Lacoste

Psicólogo. Fundador y CEO de SoyDigital Network, empresa especializada en IT & VoIP Business Solutions. Vice-President of Inspiring Committed Leaders Foundation (New York). Profesor MBA en la Universidad Europea de Canarias. Online desde 1996. Todo lo que hago es porque creo sinceramente que puede aportar valor a la vida o los negocios de otros.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *