Aplica el método KAIZEN para sobresalir en vez de sobrevivir

El método Kaizen es una filosofía de vida muy popular en el ámbito empresarial. Se basa en la idea de que pequeñas acciones, realizadas de forma organizada y continua, pueden hacernos alcanzar objetivos muy importantes.

Se originó en Japón, tras la II Guerra Mundial, como reacción a la fuerte crisis social y económica que azotaba por aquel entonces el país. Para competir con las empresas europeas y estadounidenses, el gobierno nipón promovió las metodologías de William Edwards Deming y Joseph Juran: usar la estadística para el control de calidad de los procesos.

La aplicación de la filosofía Kaizen superó todas las expectativas y, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en grandes líderes del mercado mundial.

El término Kaizen deriva de la fusión de dos palabras japonesas: “Kai” y “Zen”. Traducidas al español significan, respectivamente, “cambio” y “mejor”, lo que hace referencia a un proceso de mejora continua.

El método Kaizen

La finalidad de la metodología Kaizen es lograr metas y objetivos de forma gradual y continuada (es decir, sin interrupciones). Se eliminan aquellas pérdidas de tiempo que pueden generarse por una mala gestión de los procesos productivos.

Para que esto funcione, cada trabajador debe implicarse y proponer nuevas ideas a diario. La idea que subyace al método Kaizen es que varios cambios pequeños y graduales dan mejores resultados que un único cambio grande.

Cómo aplicar el método Kaizen

Aplicar el método Kaizen en las empresas es fácil ya que esta metodología prioriza la realización de pequeños cambios cotidianos antes que la introducción de innovaciones radicales y repentinas.

Entre las técnicas para usar Kaizen, destacan las llamadas 5S del Kaizen, el círculo PDCA, el método de los 5, la tecnología Kanban, etc.

Las cinco “S” del método Kaizen

El llamado “método de las 5S” toma su nombre de cinco palabras japonesas que comienzan con S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke.  Este movimiento se inició en Toyota, en la década de 1960, con el objetivo de lograr lugares de trabajo más organizados, limpios y productivos.

Las 5S del Kaizen son los 5 pasos básicos a dar para implementar la metodología Kaizen dentro de las empresas:

• Seiri (clasificar): diferenciar entre lo útil y lo inútil, con el objetivo de mantener únicamente lo necesario y eliminar todos los elementos que no son necesarios para realizar un trabajo.
• Seiton (organizar): ordenar lo útil asignando un nombre y una ubicación fija a cada objeto/proceso. De esta forma se minimizan los tiempos de búsqueda y se evitan esfuerzos inútiles. ¿Conoces el método Marie Kondo?
• Seiso (limpiar): limpiar el espacio de trabajo a diario, con el objetivo de mejorar el bienestar de los trabajadores; reducir el riesgo de accidentes, y mejorar la calidad de los productos. Si has estado en la sede Google en Mountain View, comprenderás la aplicación del seiso.
• Seiketsu (estandarizar): cuidar la higiene personal para evitar la aparición de suciedad y desorden. Como resultado, se mejora el bienestar de la plantilla y se incrementa su productividad.
• Shitsuke (autodisciplina): fomentar la autodisciplina, para que los trabajadores conviertan en hábito el empleo de la filosofía Kaizen y adopten las 5S tanto en el trabajo como en su hogar.

El ciclo PDCA o círculo de Deming

En la práctica, el método Kaizen se apoya en un sistema de cuatro pasos, conocido como “enfoque PDCA” por sus siglas en inglés o “círculo de Deming” por su creador Edward Deming:

• Plan (planificar): primera etapa de todo proyecto, consiste en analizar el estado de nuestra empresa y fijar unas metas claras y alcanzables.
• Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario de ejecución organizado por prioridades.
• Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos para identificar ineficiencias y corregir eventuales errores. Entre las herramientas de control más utilizadas destacan la ley de Pareto, las Check lists y las métricas de rendimiento (KPIs). Para llevar a cabo esta fase, es recomendable el uso de un software de evaluación del desempeño flexible (cuantos más modelos de evaluación permita, ¡mejor!) y capaz de generar gráficos e informes con el desempeño y rendimiento.
• Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar sus resultados con el objetivo de crear un nuevo plan de acción, más eficiente y productivo.

Toyota, la base del método Kaizen

El eslogan de Toyota, se basa explícitamente en la búsqueda de la mejora continua y en las 5S de la metodología Kaizen. Su implementación dentro del gigante japonés del automóvil se debió principalmente a la labor y a la intuición de tres personas: Sakichi Toyoda, el fundador de la empresa, su hijo Kiichiro y el ingeniero Taiichi Ohno.

Para fomentar la producción, los tres se inspiraron en el funcionamiento de los supermercados, que suelen reponer los productos en función de las necesidades de los consumidores.

Este sistema, en el que la producción industrial se planifica en base a los pedidos de los clientes, se conoce como Kanban y es una de las aplicaciones más exitosas y conocidas de la filosofía Kaizen.